Como Mandar um Documento para Fazer Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica tornou-se uma ferramenta indispensável no mundo corporativo e pessoal, oferecendo praticidade e segurança na autenticação de documentos. Mandar um documento para fazer assinatura eletrônica pode parecer um processo complicado, mas com o uso das ferramentas certas, torna-se uma tarefa simples e eficiente. 

Antes de nos aprofundarmos no processo, é importante entender o que é uma assinatura eletrônica com certificado digital. Uma assinatura eletrônica é qualquer assinatura criada e aplicada em formato digital. 

Já a assinatura com certificado digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que usa um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora para garantir a identidade do signatário e a integridade do documento.

Passos para Mandar um Documento para Assinatura Eletrônica

Escolha da Plataforma de Assinatura Eletrônica

Existem várias plataformas que oferecem serviços de assinatura eletrônica. Algumas das mais populares incluem DocuSign, Adobe Sign, SignRequest e HelloSign. Essas plataformas não só facilitam o processo de assinatura, mas também oferecem suporte para assinaturas com certificado digital.

Considerações ao Escolher uma Plataforma:

• Compatibilidade: Certifique-se de que a plataforma suporta o tipo de documento que você precisa assinar (PDF, Word, etc.).
• Segurança: Verifique se a plataforma usa criptografia para proteger seus documentos.
• Facilidade de Uso: Escolha uma plataforma com uma interface amigável.
• Suporte para Certificados Digitais: Confirme que a plataforma suporta assinaturas com certificado digital.

Criação e Preparação do Documento

Antes de enviar o documento para assinatura, é essencial garantir que ele esteja completo e pronto para ser assinado. Isso inclui:

• Revisão do Conteúdo: Certifique-se de que todas as informações estão corretas e completas.
• Formatação Adequada: Garanta que o documento esteja formatado de forma clara e profissional.
• Locais de Assinatura: Identifique e marque claramente onde as assinaturas são necessárias.

Upload do Documento

Depois de escolher a plataforma e preparar o documento, o próximo passo é fazer o upload do documento para a plataforma de assinatura eletrônica.

Passos Gerais para o Upload:

1. Acesse a Plataforma: Faça login na plataforma escolhida.
2. Inicie o Processo de Assinatura: Procure pela opção de enviar um documento para assinatura.
3. Faça o Upload do Documento: Selecione o arquivo do seu dispositivo e faça o upload para a plataforma.

Configuração da Assinatura com Certificado Digital

Após fazer o upload do documento, você precisará configurar a assinatura com certificado digital. Este processo pode variar ligeiramente entre diferentes plataformas, mas os passos gerais são:

1. Selecione o Tipo de Assinatura: Escolha a opção de assinatura com certificado digital.
2. Importe o Certificado Digital: Faça o upload do seu certificado digital. Alguns sistemas podem permitir a importação diretamente de um dispositivo de armazenamento USB ou cartão inteligente.
3. Configure a Assinatura: Posicione a assinatura no local apropriado do documento.

Envio do Documento para os Signatários

Depois de configurar a assinatura, é hora de enviar o documento para os signatários.

Passos para o Envio:

1. Adicione os Signatários: Insira os endereços de e-mail dos signatários.
2. Defina a Ordem de Assinatura: Se o documento precisar ser assinado em uma ordem específica, configure a sequência.
3. Personalize a Mensagem: Adicione uma mensagem personalizada para os signatários, explicando o que é necessário.
4. Envie o Documento: Clique na opção de enviar ou compartilhar.

Acompanhamento e Finalização

Após enviar o documento, a plataforma geralmente permite acompanhar o status da assinatura.

Acompanhamento:

• Notificações: Receba notificações quando o documento for visualizado e assinado.
• Lembretes: Envie lembretes automáticos para os signatários, se necessário.
• Status do Documento: Verifique o status do documento em tempo real através da plataforma.

Validação da Assinatura Digital

Depois que todos os signatários tiverem assinado o documento, é crucial validar a assinatura digital para garantir sua autenticidade e integridade.

Passos para Validação:

1. Acesse a Plataforma: Volte à plataforma de assinatura eletrônica.
2. Verifique o Documento: Abra o documento assinado.
3. Verifique o Certificado Digital: A plataforma deve exibir informações sobre o certificado digital usado, confirmando sua validade.

Conclusão

Mandar um documento para fazer assinatura eletrônica é um processo que se tornou extremamente simplificado com o avanço das tecnologias de assinatura digital. A assinatura com certificado digital oferece uma camada adicional de segurança e autenticidade, essencial para muitos documentos legais e financeiros.

Escolher a plataforma certa, preparar adequadamente o documento, configurar a assinatura e acompanhar o processo são passos críticos para garantir que o documento seja assinado corretamente e de maneira segura.

 Ao seguir essas diretrizes, você poderá aproveitar todos os benefícios das assinaturas eletrônicas, economizando tempo e recursos, enquanto mantém a segurança e a validade jurídica dos seus documentos.